職場では、業務をより円滑に進めることなどを目的として、ミーティングや会議が

日常的に開催される。

ケアマネジャーの中で業務の一環の”会議”と言えば「サービス担当者会議」が一番

に思い浮かぶ人が多くいらっしゃるのではないかと思う。

このサービス担当者会議は、ご利用者のより豊かな生活を実現する方法や必要な

支援を円滑にそして有効に受けることができることを関係者間で確認することが

主な目的となる。（ただし、緊急時対応の話し合いを目的とすることもある）

 

ただ今回は、会議の内容や目的について取り上げたいのではなく、この会議の日程

を調整することを話題のとっかかりとしたい。

この会議は、そのケースあるいはその状況に応じて出席者の人数が大きく変わる。

ご利用者と数名で開催されることもあれば、１０名以上の大人数で開催されること

もある。特に大人数の出席者が見込まれる場合の日程調整は、結構手間がかかる。

出席予定の関係者一人一人の都合を確認して、より良い日程を導き出す行為は思っ

ている以上に時間と労力を要する。

 

最近は、スケジュール調整専用のソフトやアプリを活用して簡略化するなど工夫し

ている事業所も多くあるのだが、より簡素化するためにあえて選択肢を狭めて調整

しているケアマネジャーがいることに興味を持つ。

 

日程を調整する際に関係者に対して「何時が都合良いですか」と聞いてくる人も

いれば「○○日の午前と午後どっちがいいですか」と聞いてくる人もいる。

この調整方法のいずれが正解なのかということを言いたいのではない。結果的に

出席予定者全員の日程が合えば、どんな方法だってよいのだから。

 

ただし、前者の方法は所謂”開かれた質問”で、後者は”閉じた質問”なのでそれぞれ

に長所と短所がある。例えば、「何時が都合良いですか」と聞かれた場合には、「〇

日の〇時～〇時、△日の△時～△時・・・」と非常に多くの選択肢を得ることが

できるので、数多くの出席者を予定している場合には全ての人にとって都合の良い

日程を見つけやすいが、選択肢が多いということは選択肢を導き出し、整理する

ことに多くの時間と労力を要するというデメリットもある。

 

一方で、「○○日の午前と午後どっちがいいですか」と選択肢を狭めると、整理する

時間を短縮できる反面、数多くの出席者を予定している場合には全ての人にとって

都合の良い日程を導き出す確率が下がってしまう。

こういった特性を理解したうえで、状況に応じて調整方法を使い分けしているケア

マネジャーを見かけると思わず感心してしまう。

 

少し話題がわき道にそれてしまうのだが、

「○○日の午前と午後どっちがいいですか」と聞くといった”閉じた質問”の思考を

ケアマネジメント業務におけるアセスメントに転用してしまっているケアマネジャ

ーを含めた介護サービス従事者に多く見られることがとても気になっている。

 

ちょっと話が長くなりそうなので、続きは次回に持ち越すことにしようと思う。